Разбор корреспонденции

Важное место среди технологий обучения руководителей и специалистов занимает и такая разновидность метода АКС, как метод разбора деловой корреспонденции, или метод «папки с входящими документами». В профессиональной литературе этот метод называют «информационным лабиринтом» («In» tray exercises; «In» basket exercises), или «баскетметодом».

Цель упражнения для участника – занять позицию человека, ответственного за работу с «входящими документами», и справиться со всеми задачами, которые она подразумевает. В папке находятся: письма от сторонних организаций, служебные записки от руководителей смежных или подчиненных подразделений, от специалистов; исходящие письма, подготовленные на подпись; докладные и даже документы частного характера, не относящиеся к делу или выходящие за пределы компетенции данного руководителя.

Метод «папки с входящими документами» обычно используется в двух случаях. Во-первых, он применяется в качестве диагностического инструмента для определения того, как член группы справляется с подобной работой. Во-вторых, это метод оценки того, как участники на практике используют навыки, приобретенные на тренинге.

Методика обучения таким методом включает два этапа: Первая часть задания: каждый слушатель (или группа) разбирается в документах, адресует их соответствующему исполнителю, накладывает необходимую резолюцию там, где полагает нужным дать ход документу, то есть предпринимает те действия, которые считает необходимыми.

Вторая часть задания: на основании разрозненной информации в отдельных документах составить представление о ситуации, сложившейся на управляемом объекте, сделать выводы и принять ряд решений, то есть найти выход из «информационного лабиринта». Перед постановкой задачи участники получают совет относительно наилучшего способа решения проблем, возникающих в связи с «папкой».

Успех участника определяется его способностью использовать в работе полученные знания и информацию. Важно подчеркнуть, что существенной составной частью процесса обучения является обратная связь, которую необходимо предоставлять участникам после завершения упражнения.

После осуществления необходимых действий участники собираются вместе и делают обзор вариантов решения или предпринятых действий и оценивают их эффективность, проводят обсуждение приобретенного опыта.